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这些功能都有利于邮件的保存。
Outlook的功能很强大，它不仅可以收发邮件，还含有日历、日志等工具，很受办公人士推崇。
Fox mail邮箱也比较好用。它有很强大的邮件服务器远程管理功能，用户可以直接联络到服务器，还可以直接在服务器上将过大的邮件删除掉，而并不是等接收到本地再删除。
另外就是苹果电脑提供的Mail邮件系统，非常好用。
电话也是商务沟通的重要工具，我们很多时候沟通都是通过电话来完成的，商务电话沟通不同于私人煲电话粥，有着特有的规范。
第一，商务沟通时尽量使用办公室电话，少用手机。
公司很忌讳打私人电话的。如果必须要打，最好到非办公区域，否则对别人会造成影响，虽然大家都很喜欢听八卦的事情。所以，选用电话进行工作沟通时，首选应该是公司座机，实在有急事无法通过座机找到人时，再选择手机。
第二，打电话沟通商务，最好不要占用对方的私人时间。
除了朝九晚五的工作时间外，其余时间都属于私人时间。很多人在私人时间是不接电话的，如果此时有突然情况，需要打电话给对方，就需要给对方发信息。如果是发信息不能说明白的事情，也要征询一下对方现在方便吗，可以给他打电话吗。
第三，拨通电话后的讲话规范。
在给客户打电话的时候，要先自报家门，告诉对方你是谁，比如我打商务电话时会说，喂，您好，我是某某公司的茅侃侃。不能一张嘴就说要找谁谁谁，说了半天人家也不知道你到底是谁，这是很没礼貌的表现。
自报家门后，你就可以直接切进主题了，告诉对方你因为什么事找人家干什么的。在沟通的过程中要简单明了，不要说一些无关紧要的废话。这一点跟谈恋爱不一样，谈恋爱时说废话可以增进感情。
在电话沟通时，因为不像面对面沟通，可以给对方展示很多肢体语言、面部语言，电话沟通你的表情和动作对方都看不到，所以打电话时要清楚准确地进行表达，不能含糊其辞。要清楚明了地回复对方，在接收到对方信息后，要说好的，我知道了，明白谢谢等等明确表达你态度的词语，而不是用嗯嗯啊啊等词语回应对方。
甚至于必需的话，你还要重复对方的话：您的意思是这样的吗？您的意思是不是这样？以确保你正确理解了对方的话。这样会让对方更加愿意跟你沟通。
最后应该感谢人家，“好，谢谢你，咱们下次再联络。”然后要等对方先挂断电话，你再挂。
STORY 6 老板，我出台去了！——工作中的那些应酬
有时你需要和客户一起吃饭，和他们一起参加聚会，甚至是跟他们一起去夜总会，这种情况下的见面，你也需要了解一些规则和技巧，这些规则和技巧被我戏称为“商业潜规则”。
前文已经提过，虽然很多时候见面沟通需要的成本更多，但是很多时候还是会选择见面沟通，而不是用邮箱和电话这些工具来沟通，因为见面沟通能通过观察对方的肢体语言获得更多的信息，并且见面时谈的问题会更深入。
不仅打商业电话和发商业邮件有要注意的行为规范，面对面进行商业沟通也需要技巧和一些行为规范。
首先，进行商务沟通和会晤需要注意着装。商业沟通时穿衣服不一定都要像保险公司要求的一样穿西服打领带，但也不要过于随意，无论是男性还是女性，商业谈判时着装都要遵守几个简单的要求，首先不能穿无领无袖无肩膀的；夏天不能穿短裤；鞋子不能穿露脚指头和露脚跟的；拖鞋，无论皮拖，木屐还是人字拖，一律不能穿。
是否穿袜子，这一条国内的商务人士之间交流倒没什么要求，但是涉及国际商务时，最好穿袜子，因为穿袜子对于外籍人士来说，是一项基本的礼貌。西方的传统观念认为，让别人看到自己的脚指头是不礼貌的，所以就算夏天穿凉鞋的时候，见外籍商务人士时，最好也要穿上袜子。
商务谈判时最好不要穿看起来比较奇怪的衣服，比如军大衣就不太适合在商业会谈中穿。谈判时的衣着颜色最好选择比较稳重、素雅的，因为这种类型的颜色会给人工作严谨的印象。
其次，商业谈判和会晤中注意眼光的落点。在与人交谈时，最好将眼神落在对方鼻子或嘴上，看着对方的鼻子，会给人不卑不亢的感觉；看着对方的嘴，会让人觉得你更谦和，而且对方在说话的时候，嘴部往往会有些小动作，透漏出不易察觉的信息。
跟人谈话时，也可以看对方的眼睛，西方人说话时习惯盯着对方眼睛看，但是对于我们保守的东方人来说，看眼睛有一个问题，当你看对方眼睛的时候，如果你的眼神比较犀利，对方容易感觉到压力，就是俗话说把人看毛了。
对于经常出现在舞台上的演艺人员，当在舞台上表演时，他们最后将眼神落脚在舞台最远处。这个道理也适用在和客户开会的场合，如果你和你的20个客户在会议室里开会，当你向他们做演示时，你的眼睛最好看会议室的尽头，也可以是坐得最远的客户，这样可以引导他跟你交流，因为他坐得最远，如果他听不清楚会让你有意识地提高音量，这样所有的客户都能听到你讲话了。但是一般离你比较近的是领导，所以在演示过程中，一些重点部分需要确认的时候，要把你的眼神落在领导身上，也是示意领导这部分的内容是重点，是需要注意的地方。
最后，谈判时要注意语言。讲话时尽量称对方为您，而不是你，尽量用敬语；在客户见面时，讲话尽量不要有口头禅和语气助词等。你跟客户熟悉了之后还好，但是若是第一次见面，跟人说话时满嘴的“哦”、“啊”、“是吧”、“对吧”等就不太合适了。
上面我主要讲的是跟客户在正式场合的打交道，但有时你需要和客户一起吃饭，和他们一起参加聚会，甚至是跟他们一起去夜总会，这种情况下的见面，你也需要了解一些规则和技巧，被我戏称为商业潜规则。
当然，我说的这个商业潜规则有别于娱乐圈的潜规则。关于商业应酬，我的朋友们还有个戏称。有时候我给他们打电话，听到对方的环境比较吵就会问：“你干吗呢，怎么乱哄哄的？”他们十有八九的回答是：“出台呢！”
“出台”一词本是“夜总会”这种场合的俚语，现在还常被白领拿去调侃商业应酬。这里说的出台，是指被老板指派，或者是为了客户或合作伙伴的需求去应酬。在进行一些商业应酬时，有一些规则需要注意。
一、酒只是交际工具，喝酒要适度
提到应酬，就不得不提到酒。在应酬交际的场合，酒已经不是单纯意义上的一种饮料了，而是一个很重要的交际工具，一种交流方式。
以前听我一个朋友讲过，他们公司有个传统，每当他们的德国老板过生日时，他们整个公司就去一家德国餐厅给他庆祝，庆祝期间会有一个非常重要的环节，就是老板让每个人面前放一个杯子，〖TXT小说下载：。。〗在里面倒满白酒，老板挨个敬，不管是谁，都要把它全喝下去。老板把这个喝酒的环节当做和大家交流的方式，用敬酒表示对员工的亲近。
中国人普遍爱喝白酒，一般白酒都是在吃饭的时候喝。饭后消遣，去Club、KTV等夜店，一般喝洋酒、啤酒比较多。洋酒常见的有威士忌（Whisky）、芝华士（Chivas）、伏特加（Vodka）等等。但我建议大家去夜店不要喝洋酒，因为国内城市夜店的洋酒大多是假的，除了特别正规的夜店。但是大家不太熟知的一些洋酒品牌假的还相对少些，像杰克丹尼（Jack Daniels）、黑方和红方。
但是，很多人去夜店，依然很喜欢点洋酒，不管它是软饮勾兑的还是纯的，因为一般洋酒比较烈，能够比较迅速地让你达到兴奋的状态，忘掉烦恼。
喝洋酒最大的困扰就是怕喝到假酒，而啤酒就基本没有这方面的困扰。一般来说，啤酒较为常见，在什么场合都可以喝，甚至工作的时候也可以来两杯。并且，在社交场合点啤酒比较安全，如果你不经常出来玩，你就可能不会点鸡尾酒（Cocktail），因为鸡尾酒的牌子比较多，如果乱点，比如一杯“今夜不回家”。喝完你就可能真的回不了家了，而点啤酒就比较安全。
如果在相对安静的PUB（PUB相对Club更安静），你只是在这里想找个朋友，听听音乐，聊聊天，喝啤酒是比较好的选择，能够用一点点酒精来调节心情和气氛，同