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从此以后，我要求开会时，每一个人务必事前准备文字数据。每个人都了解，我最讨厌带一张嘴巴来跟我胡说八道的人。而且我最了解这些人是如何打混的，因为我曾经是那个最会带一张嘴到处打混的人。
看起来这是三个步骤：想、写、说。其实其中的关键只有一个，就是〃写下来〃，准备一份书面数据，会使所有不明确、不精准、不严谨的问题一笔勾销。
根据我自己的经验，不写下来，并不代表我想得少，想清楚这个步骤是永远存在的。但是因为没有写下来，想只是发散性的思考，是片段的，是不周全的，而直接跳到说的过程，又会有非常多的遗漏。同一件事，如果我有机会重复说，我发觉我每一次说的都不一样，这就是没有〃写下来〃使然。
而当我决定〃写下来〃以后，我更发觉〃想清楚〃这个环节会更加严谨周全。我不再是天马行空地想，我会先用Bottom up（自下而上）的方法，写下每一个相关的思考要点，这是随机的、发散的，一旦形成足够的量之后，我再用归纳、演绎及相关联性进行整理，最后我会重新组合，形成一个结构严谨的书面数据。然后，再根据这个书面资料进行说明。这就是〃想清楚、写下来、说出来〃工作三步骤。
这其中还有机会把书面的文字数据，进一步整理成图解式的表述形式，那么对自己，对其他人，都会更具有说服力，也更一目了然，绝对会加速讨论、沟通与达成共识。
或许有人会说，写下来这是多么繁复的过程，我只是表达意见而已，有必要这么麻烦吗？我要说：第一，经过〃写下来〃这个步骤，其实是一项训练，只要你养成习惯，绝不繁复，可以很快完成；第二，〃写下来〃这件事其实更是一种工作态度，代表你的慎始敬终、严谨小心，绝对有助于你在之前〃想清楚〃，在之后〃说明白〃，这是一个关键步骤，绝不能省。
第40节：第三章：自慢的专业方法（3）
更何况，未来的数字时代，留下记录，留下档案，更是不可或缺的习惯，应该训练自己闭上嘴巴，除非你事先已经写下来。
■后 记
语言是沟通的工具，文字是记录存证的工具，而文字化的过程，又可以让思考彻底沉淀，善于使用文字的人，通常是深沉而严谨的。
在我的工作档案中，留存了无数的文字记录，各种计划、企划书、文章、便条，这其实也充满了回忆。
27有做、做完、做对、做好
为什么做完了所有的事，却达不成原来期待的目标，结果和自己的想象不一样呢？
仔细拆解工作的四个层次：有做、做完、做对、做好，就不难找到问题的症结。
在每个月都要做的检讨会中，有一个杂志团队营运出现了问题，我仔细检视了他们的产品，我直觉地感受到，他们并没有真正了解读者的需要，产品因而也就没能真正满足读者。于是我尝试建议：定位应如何调整，内容选题应如何修正。没想到这个单位主管竟告诉我，他们就是这样想，也是这样在工作。
我十分纳闷，这本杂志的内容，跟我所说的方向明明差距很大，怎么会一样呢？仔细分析，我终于了解：这是执行面的落差所造成。因为他们的定位大致是对的，但理解不深刻，工作的落差很大，所想的和所做的完全不对称，以至于结果完全不一样。
严格来说，工作有四个层次：有做、做完、做对、做好。如果事情很简单，流程很清楚，工作有做就等于做完，甚至就等于做对、做好。如下班要关灯这件事，只要有做，就是做对、做好，四个层次没差别。但大多数工作并不是这么简单，以办公室的电话总机为例，有做、做完、做对、做好完全不一样。因此人人都在做总机，但每个人都不一样，你很容易辨认谁是好总机，谁是坏总机，而他们的工作成果，也反映了整个公司的严谨程度。
〃有做〃与〃做完〃的差异是具象而明确的。由于许多工作的步骤复杂，有做不等于做完，因此公司管理为什么会讲究流程标准化，会追逐最佳实务，这都是要让每一项工作，不论谁做、不论什么时候做，每一次都确定有做，而且做完，并期待得到一样的结果。
〃做对〃与〃做好〃则是质量的差异，不容易用过程来检验，而是看结果是否达到我们预期的目标，如果没有达成预期的目标，就是没有做对，也没有做好！
以前面的杂志团队为例，他们的定位没错、方向没错，也编出一本刊物，这是有做，也做完；但读者不认同，这是没做对，也没做好。当我再仔细检查，更有趣的事情出现了，有许多内容吻合定位，选题是对的；但仔细看，不是无病呻吟，内容没搔着痒处，就是一笔带过，轻描淡写。这就是典型的没有做对、没有做好。
〃有做、做完〃是表面的层次，比较容易完成，当大家水平都不高时，做了就是好的。但当整个社会成熟了之后，竞争激烈，那讲究的就不只是做了没，更要求要〃做对、做好〃。每一次看日本的电视节目，处处表现出一个高度成熟社会，每一件事都要做到极致的精神，每一个工作者都要花一辈子去追逐一件事。他们的敬业、他们的研究精神、他们对客户的态度，我可以感受到那是一个追逐〃做对、做好、做极致〃的社会，每一个人、每一种工作都在追逐〃达人〃的境界。
第41节：第三章：自慢的专业方法（4）
我几乎可以确认，目前台湾社会的水平，只在〃有做、做完〃的层次，离〃做对、做好〃还差得很远。每一个人、每一种工作，都应该仔细想一想，还有多大的成长空间。
■后 记
有一个读者问我，有做、做完比较容易检查，但做对、做好要怎么检查呢？
这是一个有趣的问题，有做与做完是数量层次；而做对、做好是质量层次，不容易从表面去观察，需要更进一步的测量方法。而且做对、做好通常是相关人的感受来决定，所谓的〃客户满意度〃通常指的就是是否做对、做好。从使用者及被服务者身上观察他们的反应，就可以找到答案。
28工作的加法逻辑
正确精准地完成工作，工作会做完一件少一件，但不正确精准地做事，工作会越做越多，因为要花更大的精力去弥补错误。
这是一个忙碌的社会，每个人都像走马灯一般，和工作奋战，和时间奋战，用生命去换取成果与金钱，缺乏停歇与思考的空间。
因为工作做不完，因为想做的事太多，因此就急急忙忙、匆匆促促完成每一件事，求的就是更快、更好的成果。
问题是，这样急就章的工作循环，真能得到你所想要的成果吗？答案是否定的，因为这样会陷入工作越做越多的加法逻辑。
理论上，工作是做完一件，少一件，扣除新产生的任务或工作不算，如果你有五件工作，做完一件，剩四件；做完两件，剩三件，这是正确的工作方式，所产生的是良性循环减法逻辑，工作越做越少。
可是，大多数紧张、忙碌，像走马灯一般的工作者，陷入的是工作的恶性循环工作的加法逻辑。
我曾经要秘书寄出两封问候函，分别给两位洽谈中的合作伙伴，因为我正要在这两家同性质的公司中，决定一家合作。很不幸的，我的秘书，把两封信装反了，其后果可想而知，当他们知道我脚踏两条船，都在进行合作评估时，就没有人理我了。不管我和我的秘书再怎么解释、说明都没有用。
事后，我们检讨为何会发生这样的悲剧？理由是秘书太忙了，每天堆积如山的工作，让她喘不过气来，让她只能匆忙地处理，让她无法小心谨慎地做好每一件事，结果是，每做完一件事，可能因为错误，而多增加了两件善后处理的事。工作就像孙悟空的头，砍掉一个长出两个，越砍越多，越长越多。
我们得到一个教训，工作再多、再忙，都要小心、谨慎，仔细地做好每一件事，工作的良性循环才会出现，做完一件少一件。否则我们就会陷入工作的恶性循环加法逻辑，做完一件多两件。
现代的企业管理，讲究的是标准化的工作流程、最佳化的实务典范（best practice），其实要求的也就是精准地、有效率地完成每一个工作步骤，也就是要求把每一项工作，做到最好、做到完美，讲�