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第26招 如何当好会议秘书
埃勒瑞·萨姆森
如果公司要召开事务会议或专题讨论会议，而你被邀请作会议秘书的话，不要皱眉，这可是一次让你露脸的好机会，并非是一件令人烦恼的事。那么，怎样才能轻松地当一个会议秘书呢？作个会议计划，弄清谁是谁，谁坐哪儿。一般情况下，没有人会在发言时逐字逐句地念发言稿（如果确实有人那样做的话，你可以用录音机录下来，随后再把它整理成文字），但是大家还是希望你能把他们作出的决定很好地记下来，同时，每个人也都希望你能很好地记下他们的见解。要把自己当做会议主席的工作伙伴。所以，要干好这份工作，你首先得
是一个良好的记录员，其次对会议过程要态度客观冷静。
会 议 通 知
公司：
委托人：
起草人：
时间：
审核人：
时间：
会议目的：
时间：
与会人员：
会议类型（含电话会议）：
会议记录/议项： 议项
提议人：
时间：
会议计划实例一则
承蒙Touche Ross公司允许使用，作者在此深表感谢。
提示
“用不同颜色作记录，且前后保持一致——我们用粉红色笔来记录时间，绿色笔记录议程，桔黄色笔记录需要引起注意的事。另外，每次会议都准备好委员会手册或协约参考材料，也会很有用。”
——苏扎恩·戴维森（Suzanne Davison），行政官员
第27招 如何主持好会议
埃勒瑞·萨姆森
在有些公司里，你永远都不可能用电话找到你要找的人。他们不是在开会，就是有事缠身。
经理们最典型的一天中，有70％的时间花在会议上，而其中有1/3的会议很有可能是无关紧要的。不管会议听起来有多么可怕，大多数无非是那些老套套，可以休身养性，就像外表花哨而无实质内容的劣等食物一样。所以，既然我们每个人都希望会议变得理想有效率，那
么我们为什么不在此作一番讨论呢？通往理想会议的一个途径是你自己来主持会议。如果你很少主持会议或者曾有不良习惯的话，不妨考虑以下几个如何主持会议的要点：
1。 这个会议是否非开不可？用一个备忘录或一个告示是否就可以收到同样效果？“周一晨会”如果没有什么东西需要讨论，就坚决取消；
2。 将与会人员限制到8人以下。删掉不发言只旁听的人。那些只是因为必须列席而坐在那里的人，就像上课调皮捣蛋的孩子一样，只会扰乱会议或分散大家的注意力；
3。 会议主题鲜明。并就此主题与所有与会人员充分交谈；
4。 约定会议开始与结束时间。如果为在某项重要议题上达成决议而需要补时的话，要和所有与会人员商量究竟还需要多少时间才能结束。如果大家达不成一致意见，就不要再补时讨论；
5。 合理安排议程时间，各项议程长短适中，分出先后主次。手腕里面戴块手表，以便需要时可以悄悄看一眼，掌握一下时间；
6。 不要在桌上放文件。所有文件应该事先就发下去，使大家有足够时间进行阅读和消化。
篇幅较长的文件或那些含有大量数据或详细情况的文件要相应附一份简短的内容提要。要与会人员知道你为什么要发这些文件，又希望从他们那里得到些什么观点、决议或行动；
7。 准备要相应充分。送来的文件要全部阅读，两个会议之间的空闲时间和人们交谈一下，建立沟通桥梁，收集一些证据和信息。用实例告诉大家，你希望其他每个人的会议准备工作也能达到这样一个标准；
8。 鼓励参与精神。让大家明确你选了这些人，就是让这些人都参加到讨论中来，不允许出现沉默现象；
9。 排除“还有别的事吗”这句话。如果公司的门廊塌了，或公司已经破产了，或者财务经理和清洁女工私奔了，这些事都不言而喻，无人不知。“还有别的事吗”这句话是用来引导大家提出不同意见的提示语，或者是在大家都已疲惫不堪时，点点头便表示同意某个决议时用的；
10。 如果会议因故取消了，理所当然要通知每个人。但是如果有人没接到通知来开会了，那你就应该在会场上说明取消原因并向他们道歉。
提示
禁止“二次会议”。如果有人以没有参加上次会议为由，提出要就某事再讨论一次的话，你一定要态度坚决——就是不允许。想好对付这些令你尴尬的委员们的办法。实在不行的话，就拿出你的绝招——“主席决定权”。
第28招 如何主持面试团工作
埃勒瑞·萨姆森
让自己在进行面试时显得有权威，同时给候选人和面试团成员鼓劲使其充满自信。主持不当会使整个面试失去控制，或者面试时间被某个面试官占用，也可能出现不公正或非法提问，候选人可能会感觉受到了恫吓或其表述没有受到公正倾听的待遇。这些对你的专业形象来说都是不好的消息。以下是一个百试不爽的“40分钟长、3人面试团”的面试计划，供你参考：
话题时间提问人
·融洽气氛，打破僵局2团长
·介绍2团长
·引导提问5面试官（1）
·CV提问7面试官（2）
·技能/专业提问7面试官（1）
1个主要问题和/或2～3个次要问题
·思维过程/解决问题办法提问7面试官（2）
1个主要问题和/或2～3个次要问题
·眼力看法提问3面试官（1）
·为什么我们要面试2团长
·为什么你来面试2面试官（2）
·还有什么问题2团长
·下一步是什么，谢谢1团长
有经验的面试官从来不打无准备之仗，他们的真正辨别力在于他们对所有这些都早已耳熟目悉，他们知道怎样去伪存真。
提示
“对所有材料要反复阅读，对一些最重要的关键部分和相关问题要作一些笔记。了解你的面试团成员并知道怎样发挥他们的作用。如果面试已变得无力，或者你感觉自己不能判断面试人的真实才能，就稍稍改变一下面试形式，问一个出乎他意料的问题，比如：‘有人说，有两种人能在面试中获胜：能说会演的，和不能说不会演的。你觉得这句话对你的这次面试适用吗？’”
——詹妮弗·鲍顿（Jennifer Bowden）；人事管理咨询专家
第29招 如何当自愿组织团体的头儿
埃勒瑞·萨姆森
个人的政治观点即使在最文明的组织团体中都可能成为异端。无论是在居民联合会、石油消费委员会还是在公司滑雪俱乐部里，要树立一个自愿团体领导者的形象，就牵涉到一项综合能力：领导技巧和使具有迥异的性情和不同个人政治观点的人们能和平共处，形成一个工作团体的能力，不能“窝里斗”。
在一个自愿组成的团体里，所有成员都想知道他们能给这个团体带来些什么。所以在聚
会前，你要做大量的辅助性准备工作。作为领导者，你要知道他们来参加的动机是什么，要务必使每个人的时间、技术和才能得到充分的利用。而最重要的一点则是，对他们作出的贡献，你要对他作私下和公开的道谢。
“一个内阁想生存下去的话，必须给人留下一种印象，即在作决定时，明确、干脆而不妥协，此谓政府。而民主者，即速战速决也。”
——克莱蒙特·艾德礼Clement Attlee；1883—1967，英国首相［1945—1951］，工党领袖〔1935—1955〕，对英国大工业实行国有化，并创办国民保健事业——译者注。（Clement Attlee）
提示
一个委员会通常喜欢感觉到他们属于某个特殊团体，且其领导人富有风格，并具有能使大众拥戴的领袖气质。好好体会一下这句话。
第30招 把参加会议作为发展事业的好机会
埃勒瑞·萨姆森
下面这个“10点计划”适用于任何会议，尤其是这种会议：你在其中的作用还不十分明显，但需要反映出你的专家气派、自信和竞争能力：
1。 提前到达会场，充满自信地步入；
2。 挑选明显位置，确保能看见主席的眼睛。占据合理空间，坐姿放松，但保持警觉，注
意观察、倾听；
3。 务必较早发言；
4。 发言观点明确，用词准确，开门见山；
5。 一句一事；
6。 大胆提出自己的见解，不要闷在心里（不然你坐在那里干什么）。睿智、笼统、概括——把细节留给大家去发挥；
7。 语气坚定、语音低沉，必要时放声陈述；
8。 对另外一个人的发言或报告作一下你的评