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作者：6song6 日期：2006…06…05 11：52
办公室基本能力编号0038 时间管理
时间就是生命。时间是不可再生资源，过去了，就没有了。每个人都是过一天少一天。
时间的重要性可以从红绿灯前面看到，有那么多人在还闪着红灯的时候，就冲过马路，可见时间对大多数人来说，是多么的重要。
对于一个忙碌的人来说，每天有做不完的工作，这个时候，就需要考虑一下，是否自己的时间管理方面有问题。
有一个经典的故事：
彼德 德拉克在某著名钢铁公司做管理调查的时候，申请了好多次，都无法见到总经理。后来他终于见到了总经理，总经理在堆积如山的办公桌前向彼德 德拉克道歉，声称自己工作太忙。
于是，彼德 德拉克给这位总经理一个建议：每天下班后，或者上班前，把每天要做的最重要的工作列举出六项，然后按照重要性对它们进行排列。每天上班的第一件事，就是做最重要的事，做完以后做第二件事，直到做完所有的事。在做这些重要事情的空隙中，适当处理一些细小的工作。
作为一个需要赚钱的管理咨询专家，彼德 德拉克说，如果你觉得这个方法有效，你可以按照你认可的价值开支票给我。
没有多久，这位总经理召见了彼德 德拉克，他的桌上空空如也，他开心的对德拉克说，按照德拉克的方法，他现在的工作效率大大提高，企业业绩大大提升，对此，他十分感激。他开了一张价值25000元的支票给彼德 德拉克。在当时，这是个很大的数目了。
这个故事跟武侠故事一样充满传奇性，特别是，他居然在获得效果以后，还愿意支付给彼德 德拉克这么多的钱。
如果一个培训师在给你讲这个故事时，他将会以下面的方式，做一个实验给你看：
在桌上，放着四样东西，一个杯子，一些石块，一些沙子，一些水。
培训师将水先放到杯子里，然后放沙子，水就满了出来。如果先放沙子进去，石块就不能全部放入。
现在，培训师将换一种方法，他先把石块放进去，当石块全部放满以后，他会问你们：“满了吗？”于是大家一起回答：“满了！”
然后，他把沙子倒了进去。细小的沙子钻入了石块之间的缝隙。当沙子填满了所有的缝隙以后，培训师会再次问：“满了吗？”大家再次象幼儿园小朋友一样异口同声的说：“满了！”
这时，培训师拿起另一个杯子里的水，把它们慢慢的倒入到放满石块、沙子的杯子。还能倒进去很多的水。
于是，培训师将开始讲述大事优先的时间管理法则。
这个演示方法的确很有效，不过，如果以那些非法营运的长途车能够在一辆车里的有限空间，塞入超过标准几倍的人，来作为补充例子，将会更为生动。
大事优先法则的确是非常非常有效的时间管理办法，但是，它需要两个前提：
1、 所有的事情都已经在那里等候你的处理了。
2、 你有足够的能力在很短的时间里从这一项工作，转移注意力到另一项工作。
在企业里，讲究的是分工合作，各项工作有一定的流程，每项工作都会在一定的时候流到某个岗位上。如果你足够蠢，这些工作会积压在你的面前，然后，你使用大事优先的时间管理法把它们一下子处理完，否则，每项工作都将慢慢的流到你的面前，并且要求你在规定时间流到下个环节。所以，很有可能，整个上午，你无所事事，在等候工作流到你的面前；而整个下午，甚至晚上，你将不得连续工作，以保证明天上午这些流程能够顺利的流到下个环节。你根本没有时间，也没有权力去考虑哪个是大事，哪个是小事。
假定，如果，你有资格，有权力，有条件去使用大事优先的时间管理法则，你的工作效率将大大提高，于是，你将会比任何人都显得更有效率。有效率带来的直接表现就是你会比任何人都空闲。关于空闲，我已经说过两遍，不妨在这里再说第三遍：在任何一个企业组织里，空闲的人，无论是因为无能而空闲，还是因为有效率而空闲，都是不受人欢迎，甚至令人讨厌的。
如果你有足够的智慧，你将会发现我说的话里有个毛病——既然时间管理的结果是空闲，而空闲是不受人欢迎的，为什么我还会把时间管理作为一项基本工作能力呢？
时间管理应该以这样的方式来进行：
建议1号：在工作计划中，详细的列明各项工作的时间进度表。如果有条件，将各项工作细分到以秒为单位的话，将更加妙不可言。
如果你没有养成在做任何工作以前，都制定一个计划的话，你应该马上学会。把你的计划以表格的形式编排，参考格式如下：
工作计划表
编号 工作内容 协作部门 需要资源 时间进度
SB0001 倒开水 后勤部 茶杯、热水瓶 X日X时X分X秒——X日X时X分X秒
…… …… …… …… ……
SB0250 机动时间 X日X时X分X秒——X日X时X分X秒
表格是用来看的，特别是给别人看的。如果需要，把表格附在其他具体的工作计划中呈给领导。无论领导是否需要，都要记得把表格单独的贴到墙上，如果没有墙可以贴，也一定要放到可以很明显让所有人看到的地方（洗手间不在此列）。
要特别记得，一定要放上一个机动时间。尽管你的每项内容都已经安排了很充分的时间，但是，仍然需要有一个机动时间，这样可以让你的上司感觉你做事非常仔细、认真、全面。
至于这个计划能否按照制定的时间进度发展，则不是你要关心的问题。你随时可以说：“变化不如计划快！我们不能死守计划，而是要根据实际情况做出合理调整，以适应工作进度，保持工作效率。”为此，你将再次受到领导和同事的赏识，为你的灵活机动而感动。
建议2号：在工作中，每个小时做一个工作记录。
如果你有条件，每半个小时做一次记录也可以，不过如果每15分钟做一次记录，表格就显得太长，而缺乏美感了。
详细的记录自己的每个小时的工作内容，对时间管理本身没有任何作用。这个方法最初是用来观察个人的时间浪费状况。如果你以每15分钟，或者更短的时间，把自己在公司里所有的事情都记录下来，你将清楚的看到，在一周里，你在各项工作和私事上，用了多少时间，这样做的目的是，以此来调整以后的工作习惯。
但是，任何一个方法，如果用得好，就会让人产生幻觉。比如，下面提供的表格样式：
工作进度表
时间 工作内容 工作资源 协作部门 完成情况
8：00——9：25 编写工作进度表 电脑 无 提前完成
…… …… …… …… ……
同样把这张表格贴在显眼的地方。注意，这个表格的所有内容都应该用手填写，而不是用电脑打印。在每个时间段的末尾，把这些内容填上去。特别注意，其他部分写得潦草一点无所谓，甚至鼓励潦草，但是，在“时间”项和“完成情况”项一定要写得很清楚，很工整，让别人能看得明白。
如果你一天能够填满八个小时，这份表格将显示你的工作如何的忙碌。大部分人最终不会仔细的看你的表格，而是一晃眼，看到表格满满的，就感觉你的工作十分忙碌，对你大生景仰之情。
如果你的上司看到你在没有任何要求的情况下，就做了这些的工作，对你的印象大大提升，感觉你工作认真，效率显著，一定是个能力非常强的人，下一步的提拔非你莫属。
特别提醒，在工作内容项里，措辞十分重要，比如，吃饭时间，要写“工作餐”。如果你吃饭用了30分钟，剩余30分钟时间你上网看新闻，看美女图片，你可以把“工作餐”时间记录为15分钟，其余45分钟为“查阅资料时间”。当然，前提是你没有被你的上级当场抓住。
工作进度表的效果如此之强，以使每个人都感到你工作的一丝不苟。如果你平时不苟言笑，将更加加强你工作效率高的效果。
至于实际工作效果完全跟别人一样，